Tyhjän laatikon autuus

Vaikka joillekkin tuottavuusvillityksen lieveilmiöille ja muodeille voikin hymyillä täytyy tunnustaa että omaan käyttööni muutamien eri lähteiden pohjalta jalostamani sähköpostin kansiorakenne ja rakenteen tukema tyhjän inboksin periaate on ollut omiaan helpottamaan työntekoa ja keventämään lomillelähtöstressiä.

Kun inboksiin ei päästä keräytymään kymmenien viestien suota vaan sisääntullut tavara on järjestetty hetimiten sen mukaan vaatiiko meili jotain aktiviteettiä, tarvitseeko se vain lukea lävitse huolella vai onko sillä vain referenssiarvoa näkee sähköisen työtilanteen yhdellä vilkaisulla. Ja vastavuoroisesti kun kaikkien muiden aktiivisuutta vaativista lähetetyistä viesteistä on kopiot seurattavien asioiden kansiossa näkee myös nopeasti sen kuinka monta asiaa on muiden osalta auki ja mihin pitäisi saada vastauksia sensijaan että tarvitsisi yrittää joko elää muistin varassa tai etsiä vastauksia inboksin kaaoksesta.

Erityisen palkitsevaksi järjestelmän tekee se kun viimeisenä lomallelähtöä edeltävänä päivänä sekä action että review-kansiot ovat hiljaisen heinäkuun jäljiltä typötyhjät ja kaiken sisääntulleen on saanut siirrettyä joko arkistoon tai prosessoitua follow-up kansion sisällöksi jolloin on selvää ettei ainakaan tuolla rintamalla mikään jää neljäksi viikoksi roikkumaan vaan kaikkea on potkaistu ainakin vähäsen eteenpäin.

Tuon jälkeen on helppoa kääntää out of office-agentti aktiiviseksi, sammuttaa koneet ja irrottautua arjen oravanpyörästä neljän kokonaisen viikon ajaksi.