Työpöytä siistiksi tavalla tai toisella

LifeClever: 10 tips for keeping your desk clean and tidy

(Via Schizo) Työpöydän epäjärjestys kuuluu takuulla maailman yleisimpiin uusiutuviin luonnonvaroihin ja todentaa osaltaa entropian kasvavaa pyrkimystä. Ilman pöydänpinnan systeemiin kohdistettua ulkoista työtä ei epäjärjestys ikimaailmassa katoa vaan leviää entisestään. Aina silloin tällöin sitä sitten törmää erilaisiin työtapaoppaisiin joissa esitellään hyviä tapoja tehokkaaseen työhön ja siihen miten pöytä pysyy järjestyksessä kuten tähän linkitettyyn esimerkkiin tälläkertaa.

Näissä esimerkkimalleissa minua vain häiritsee yksi perimmäinen ongelma: Ne kaikki keskittyvät immateriaalisen työn tekijöiden ongelmiin ja työhön jossa pääasiassa pyöritellään korkeintaan papereita jolloin unohdetaan työpöytäkaaoksesta se miten pitäisi menetellä silloin kun pöydällä lojuu esineitä ja kappaleita joita ei voi mapittaa tai kansioida ja jotka silti pitäisi pitää järjestyksessä.

Sitä kun itse työskentelee valmistavassa teollisuudessa niin pöytä on usein täynnänsä moduleita ja komponentteja. Piirilevyjä joissa suojalakkaus on puutteelista, alumiinivaluja jotka ovat sahattu poikki huokoisuuden tarkastamiseksi, prototyyppejä joissa on kokeiltu uutta työtapaa jne jne jolloin työtapojen kehittämiseen tulee uutta haastetta silloin kun asiat eivät kaadu päälle pelkästään inbox:n kautta vaan ongelma saatetaan iskeä hyppysiin silloin kun odottaa vuoroaan tuotannonpuolen kahviautomaattijonossa.

Omat menetelmäni ovat toki kokoajan käymistilassa mutta itse olen ainakin claim- ja valmistusvirhetapauksissa huomannut päteväksi seuraavanlaisen rytmityksen:

• Kuvat talteen ja säilytykseen. Eli heti ongelmatapauksen ilmetessä ensimmäisellä eteensattuvalla digikameralla ensimmäiset kuvat muistiin ja omalle koneelle kuvienhallinnan piiriin. Itse käytän kaikessa yksinkertaisuudessaan apunani Picasaa ja importtaan kuvat riittävän monisanaisesti nimettyihin kansioihin muistiin omalle koneelleni. Tässä ideana se että kuvan ottaminen on nopeaa ja onnistuu parissa minuutissa ja näin asia ei pääse unohtumaan silloinkaan kun joku tulee heti perään nykäisemään hihasta seuraavan asian tiimoilta. Asia palautuu näin pakolla mieleen viimeistään silloin kun puran muistikorttian koneelle.

• Raportti kirjoitukseen heti kun aikaa on. Eli samana päivänä tai maksimissaan seuraavana kuvien ja mahdollisten tarkempien mittaustietojen pohjalta kirjoitan asiasta 1-2 sivuisen lyhyen pdf-raportin josta löytyy otsikkotiedoista komponentin tunnisteet, ingressistä parilla ranskalaisella viivalla yhteenveto ongelmasta ja sitten kuvat ja tarkemmat selitteet siitä mistä on kyse. Raportin lähetän sitten asappina alihankkijan tms edustajalle jotta asia ei pääse hautautumaan muiden murheiden alle. Ideana tässä se että ensihälyytys mahdollisesta prosessia koskevasta ongelmasta lähtee riittävän tarkkana ja kuvaavana matkaan mahdollisimman nopeasti. Näin ei myöskään ehdi katoamaan lyhytjänteisemmästä muistista ne kommentit joita on mahdollisesti saanut suullisesti asiasta tai ainakin muistaa sen kuka asian ilmoitti ja voi käydä kysymässä tarkennusta muistinsa tueksi.
  

• Romut varastoon ja raportti viralliseen prosessiin. Tämän jälkeen on sitten aikaa kirjoittaa kappaleen kylkeen permanent-tussilla viittaukset asiasta ja nostaa näytteet varastoon ja kaapinreunalle tai lähetettäväksi rtd:lle tarkempaan analysointiin ja tuupata raportin kera tiedot tapahtuneesta viralliseen reklamaatioprosessiin joka ottaa vastuulleen valvonnan siitä että raportista tulee aikanaan vastineet ja jokaiselle caselle saadaan pisteet perään jonka jälkeen romut voikin poistaa varastosta ja pistää vaikkapa kuusakosken lavalle kierrätykseen. Ison firman kankeutena ja etuna on näissä asioissa se että kaikkia prosesseja ei onneksi tarvitse kehittää itse.

Näillä työtavoilla olen ainakin hieman saanut pöytään siisteyttä tai ainakin paremman tietoisuuden siitä mihin mikäkin asia liittyy ja olenko muistanut viedä asiaa eteenpäin. Ja kait se on niin että kun olemme kuitenkin yksilöitä niin vaadimme myös yksilöllisiä työtapoja ja sitäkautta yksikään desktop-managementin konsultoija ei ole koskaan kokonaan oikeassa vaan ideaaliin prosessiin päätyy parhaiten kokeilemalla ja ottamalla palasia sieltä ja palasia täältä.

Mutta eivät nuo 10-kohdan listat turhia ole. Ne pistävät aina ajattelemaan omaa tapaansa toimia ja usein motivoivat pieniin siivoustempauksiin joiden jälkeen työpöydän pinta on ainakin hetken näkyvissä kunnes entropia korjaa satonsa..