Kokoustekniikan aakkosia

Matkalla: Käytettävyyttä kokoushuoneessa

Käsiteltäessä palavereita ja palavereiden pitoa löytyy eri lähteistä paljon erilaisia näkemyksiä ja mielipiteitä asiasta. On näkemyksiä joiden mukaan suurin osa palavereista on turhia, on näkemyksiä joiden mukaan palavereissa on usein liian väljä agenda ja liikaa metakeskustelua ja on näkemyksiä että palavereita on liikaa. Itse voisin kerettiläisesti väittää että usein liian vapaita palavereita on liian vähän mutta ehkä tämä näkemys pohjautuu tämän mainion viitatun artikkelin ehkä mielestäni parhaimpaan asian tiivistykseen:

Mitä sitten pitäisi tehdä? Ainakin päätöksentekopalaverin ja työriihen (workshop) välillä pitäisi olla kaikille selvä ero. Työriihissä voidaan yhdessä käsitellä ja iteroida (ei luoda!) ennalta käyttäjätutkimuksissa koottua tietoa, ja päätökset tehdään työn pohjalta toisessa yhteydessä.

Ehkä tässä on myös sitäkin että eri ihmiset joutuvat erilaisissa ammateissa ja organisaatioissa tekemisiin erilaisten palavereiden ja palaverikäytäntöjen kanssa ja eri tavoitteet vaativat erilaisia lähestymistapoja. Softafirman haasteet ovat varmasti aivan erilaisia kuin mihin me valmistavassa ja nimenomaan omia tuotteitamme valmistavassa teollisuudessa kohtaamme.

Päätöksentekoa on luonnollisesti paljon mutta toisaalta nykyisellään on liian vähän sellaista aikaa jossa sekä tuotekehityksen, tuotannon että myös asiakasrajapinnan edustajat ehtisivät vain istumaan saman pöydän ääressä vaihtamaan rauhassa tietoa omien alueidensa ongelmista sekä mahdollisuuksista ja sitäkautta vuorovaikutuksella hakemaan parempia tapoja toimia ja etsimään uusia ideoita vanhoille ratkaisuille.

Ainakaan ennenkuin asialle tulee kiire..