Hyvä paha sähköposti

Teknobeduiini: sähköpostitulppa

Digitodayn blogissaan Teknoebduiini nostaa esiin asian johon niin kovin monet ovat törmänneet: Sähköposti on hyvä renki mutta on heti tilaisuuden tullen ottamassa itselleen isännän paikkaa toimistossa.

Varmaan itse kullakin on ollut päiviä jolloin sähköpostiin romahtaa niputtain cc:nä tai forwardoituina heitettyjä kysymyksiä / kyselyitä jotka ovat kirjoitettu kasaan niin lennosta että asiasta kiinnisaaminen vaatii koko keskusteluhistorian perkaamista ja täysin turhaa selvittelyä joka johtaa pahimmillaan siihen ettei asia edes oikeastaan kosketa oikeastaan itseään vaan kysely täytyy ohjata taas seuraavalle jolloin joutuukin fwd-napin kiusaukseen vaikka oikeastaan pitäisi säästää kaikkien aikaa sillä että jaksaisi tiivistää asian muutamaan riviin tai pariin kappaleeseen ennen edelleenohjausta.

Tai itse kukin on joutunut todistamaan sitä miten joku lähettää aina viestinsä varmuuden vuoksi kaikille tuhlaten kaikkien aikaa tai katselemaan sivusta sitä miten jossain vaiheessa meilisäie alkaa haarautumaan useisiin hieman erisisältöisiin suuntiin päätyen siihen että meneillään olevasta tilanteesta tipahtelee pöydälle pieniä paloja sieltä täältä eikä enää kukaan ota kohta tolkkua siitä ketkä kaikki tietävät minkäkin verran. Sähköposti on moneen asiaan käypäinen työkalu mutta monessa asiassa tarvittaisiin parempaa.

Ongelma ja paradoksi vain on siinä että oikeastaan mitään parempaa ei ole. Kuten tässä artikkelissa hyvin perustellaan sähköpostia käytetään koska se nyt toimii kuitenkin sinänsä hyvin ja on työkaluna universaali. Erilaiset ryhmätyökalut ovat standardien puutteessa suljettuja saarekkeita tai sitten niitä ei osata käyttää tehokkaasti tai niiden tehokkuus kaatuu heikkoon ja epäintuitiiviseen käytettävyyteen jolloin kynnys hoitaa asiat edelleen meilillä on hyvin alhainen.

Suljettujen ryhmätyöratkaisujen kanssa vielä selviäisi jos työnkuva käsittäisi ainoastaan tiimityötä oman firman seinien sisällä mutta maailmassa jossa joutuu olemaan myös jatkuvassa ja tiiviissä yhteistyössä tilaus-toimitusketjuverkoston muiden partnerien kanssa joilla jokaisella on aina omanlaisensa ratkaisunsa sekä omanlaisensa IT-politiikkansa ja IT-osaamisensa ei ole oikeastaan muita järkeviä vaihtoehtoja käytettävissä.

Etenekin kun karu todellisuus on se että pikaviestimien, blogien ja rss-feedien todellinen arkipäiväisuus on kuitenkin todellisuudessa vielä IT-orientoituneiden alojen ja piirien herkkua ja tuolla ulkona on paljon sellaista perusteollisuutta jossa IT-taidot eivät ole vielä kovinkaan kummoisia ja ongelmanratkonta keskittyy enemmänkin officepaketin perustaitojen opetteluun vähän kerrassaan kuin laajempiin ratkaisuihin.

On vain pärjättävä sillä mitä on ja opittava ignoroimaan turhat viestit roskakorin pohjalle...